„Innerhalb von anderthalb Jahren die Produktion voll automatisiert“

Stefan Mail, Inhaber und Geschäftsführer der Mail Druck + Medien GmbH, über den radikalen Umbau seines Unternehmens, vollautomatisierte Workflows ohne Druckplatten und die Herausforderungen der Branche. Im Gespräch erklärt er, warum Durchhaltevermögen wichtiger ist als perfekte Planung, wie sein Unternehmen mit 18 Mitarbeitenden über 80.000 Aufträge im Jahr abwickelt – und welche Aufgaben er als neuer Vorsitzender des Verbands Druck und Medien Nordwest anpacken will.

Sie haben Ihr Unternehmen radikal umgebaut – vom Akzidenzdrucker zum Etikettendrucker mit vollautomatisiertem Workflow. Wie kam es dazu?

Wir haben schon Anfang der Neunzigerjahre anders getickt. Wir waren Offsetdrucker, aber ich habe uns da als zu schwach gesehen. Dann haben wir angefangen, digital zu drucken – Anfang der Neunzigerjahre, Farbdigitaldruck. Das war anstrengend, die Technik war nicht ausgereift, aber ich habe daran festgehalten. Man muss Durchhaltevermögen haben. Wir sind dann in die Personalisierung reingekommen, das war damals noch ein großes Abenteuer. Irgendwann war auch der Digitaldruck nicht mehr so attraktiv. Da haben wir uns gefragt: Was brauchen unsere Kunden? Was für Herausforderungen haben die? Und wir haben gefunden: Die brauchen Etiketten auf Rolle in kleinen und Kleinstauflagen durch EU-Vorgaben, Warnhinweise. Genau wie beim Digitaldruck haben alle gesagt: Der Mail wird verrückt, das ist gefährlich. Aber wir haben es gemacht.

Wie haben Sie den Workflow automatisiert?

2006/2007 habe ich nach Laserstanzanlagen gesucht – es gab keinen brauchbaren Anbieter. Dann haben wir selbst einen Maschinenbauer gefunden, bei uns in Ostwestfalen. 2008 haben wir die erste wirklich produktive Laserschneidanlage installiert – vielleicht eine Weltneuheit. Wir konnten jetzt kleine Auflagen ohne teure Werkzeuge herstellen. Aber in meinem Kopf war schon die nächste Vision: das vollständig automatisieren, von der Auftragsannahme bis zum Versandlabel. Ich dachte, ich kaufe mir einen schönen Workflow bei den Großen der Branche. Aber es gab und gibt auch heute keinen Workflow, der das kann. Das war eine noch größere Herausforderung. Nach vielen Rückschlägen haben wir eine Softwarefirma aus der Nähe von Hannover gefunden – Lewelt und Partner. Der Herr Lewelt hatte mich verstanden. Innerhalb von anderthalb Jahren hatten wir die Produktion voll automatisiert: Rüstzeit null, keine Makulatur, das erste Etikett beim Stanzen passt.

Was bedeutet das konkret für Ihre Produktion?

Wir haben letztes Jahr weit über 80.000 Aufträge abgewickelt mit 18 Mitarbeitenden. Das ist ein Megaerfolg. Wir sind durchgängig automatisiert, digitalisiert und haben alles anders gemacht als andere. Wir brauchen keine Druckplatten mehr, keine Klischees, keine Stanzwerkzeuge. Selbst bei der Veredelung mit Metallisierung haben wir keine Werkzeuge mehr. Wir arbeiten mit lebensmittelechten Farben, brauchen keine Chemie mehr, keinen UV-Lack. Das hat sich über zehn Jahre hingezogen, bis das richtig gut lief. Viele schlaflose Nächte, schwierige Phasen – aber wir hatten Durchhaltevermögen und ein Ziel vor Augen.

Sie haben die Softwarefirma mittlerweile übernommen. Warum?

Das war strategisch wichtig. Ich hätte nirgendwo sonst so einen Workflow bekommen können. Andere machen vielleicht andere Sachen besser, aber es würde niemals das funktionieren, was wir tun. Die Software lebt weiter, wir entwickeln sie auch für andere Unternehmen weiter. Es gibt viele, die sie schon nutzen, und wir werden sie Dritten zur Verfügung stellen.

Was würden Sie anderen Unternehmen raten, die ähnliche Transformationen angehen wollen?

Wir haben ganz einfach geguckt: Was brauchen unsere Kunden? Welche Herausforderungen haben die? Das ist der Ausgangspunkt. Dann braucht man Mut, Durchhaltevermögen und die Bereitschaft, Dinge aus einem anderen Blickwinkel zu sehen. Viele haben gesagt, auch Hersteller: „Herr Mail, toll, was Sie sich denken, braucht keiner.“ Aber wir haben es trotzdem gemacht. Man muss auch mal einfach was Neues schaffen. Es gibt immer die Möglichkeit, Nischen zu finden, besondere Sachen zu machen, einfach anders zu sein.

Wie gewinnen Sie neue Kunden?

Unsere Stammkunden haben für uns Empfehlungsmarketing gemacht. Wir haben Megaprobleme gelöst – EU-Vorgaben für Warnhinweise zum Beispiel. Die Kunden haben sich in ihren Branchen vernetzt und uns weiterempfohlen. So sind wir schnell gewachsen. Wir haben uns aber auch gezielt Branchen angeschaut: Private Labeling, Bio-Produkte. Wir haben eine Marke „Das grüne Etikett“, weil wir nachhaltig unterwegs sind. Kleine, mittlere Auflagen, voll automatisiert, wirtschaftlich und umweltfreundlich – das unterscheidet uns.

Diversität ist ein wichtiges Zukunftsthema. Wie gehen Sie damit in Ihrem Unternehmen um?

Wir haben Mitarbeitende aus Afghanistan, der Türkei, hatten schon welche aus Portugal, Griechenland. Bei mir ist völlig egal, woher jemand kommt – auch Geflüchtete. Wir brauchen die Mitarbeitenden. Der Fachkräftemangel ist für mich schon seit 15, wenn nicht 20 Jahren akut. Man muss sich darauf einstellen und das Team mitnehmen. Bei uns werden alle Mitarbeitenden in Kommunikation geschult, vom Azubi bis zur Führungskraft. Das machen wir seit fast zehn Jahren. Kommunikation fördert gute Zusammenarbeit, macht Spaß und ist produktiver. Wir coachen sogar noch weiter – mit externem Coach, Insights bis zu Trimetric, emotionaler Intelligenz. Das ist wichtig, damit man als Führungskraft resilient bleibt und gute Entscheidungen treffen kann. Mitarbeitende sind das Wichtigste, was wir im Unternehmen haben.

Sie engagieren sich schon lange ehrenamtlich – im bildungspolitischen Ausschuss des Verbands Druck und Medien Nordwest seit fast 25 Jahren, beim Zentral-Fachausschuss Berufsbildung als arbeitgeberseitiger Vorsitzender. Warum ist Ihnen das so wichtig?

Ich will etwas für die Branche bewirken. Wir haben alle zu kämpfen, aber es gibt immer die Möglichkeit, Nischen zu finden, besondere Sachen zu machen, einfach mal anders zu sein als andere. Der Terminplan ist knapp, aber ich mache es gerne und sehr gerne. Das ZFA ist übrigens eine ganz außerordentlich tolle Verbindung zwischen Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden. Wir kümmern uns um die Berufsausbildung – das hat keine andere Branche, nur die Druck- und Medienindustrie. Das ist in Deutschland einzigartig und darüber hinaus auch.

Welche ehrenamtlichen Positionen sind im Verband noch zu besetzen?

Wir suchen immer Leute, die ehrenamtlich tätig sein wollen. Besonders würden wir uns freuen, junge Leute für unseren Vorstand zu gewinnen. Gerne bei mir, bei Oliver Kurt oder bei der Verbandsgeschäftsstelle melden. Es gibt bestimmt immer eine Aufgabe. Wir müssen alle zusammenhalten – zusammen sind wir stark.

Sie wurden im Juni 2026 zum ersten Vorsitzenden des Verbands Druck und Medien Nordwest gewählt. Was sind die größten Herausforderungen, die Sie in dieser Rolle sehen?

Ich freue mich sehr über diese Aufgabe, habe aber auch großen Respekt davor. Wir haben viele Herausforderungen zu stemmen. Nicht nur Krisen – in der Corona-Zeit haben wir gesehen, wie wichtig Verbandsunterstützung ist. Aber es geht um viel mehr: EU-Verpackungsverordnung (PPWR), EU Deforestation Regulation (EUDR), Verpackungsgesetz, Lieferkettensorgfaltsgesetz – die Regularien sind unglaublich komplex. Als Unternehmen bekommen wir da viel Unterstützung vom Verband. Ganz wichtig ist auch das Netzwerken. Mitglieder müssen sich untereinander vernetzen, zusammenarbeiten – denn man ist nur zusammen stark, nicht alleine.

Was sind Ihre konkreten Ziele für die nächsten Monate?

Es gibt viel zu tun. Der Markt wird schwieriger, viele Unternehmen verschwinden. Im Jahr 2000 gab es 14.000 Druck- und Medienbetriebe in Deutschland, jetzt sind es nicht mal mehr 6.000. Natürlich werden dadurch auch die Mitglieder weniger und die Beiträge knapper. Wir müssen effizient arbeiten und die Leistung trotzdem hochhalten, damit die Mitglieder gut bedient werden. Ein Riesenthema ist die Aus- und Weiterbildung – da haben wir ein gewaltiges Gap, das ist wirklich erschreckend. Wichtig ist auch, dass die Verbände stärker zusammenarbeiten. Es gibt in Deutschland große Unterschiede bei den Leistungen. Wir wollen, dass alle Druckereien in Deutschland mit guter Leistung versorgt sind.

Die Fragen stellte Sabine Goemann, Teamleiterin Group Marketing, IGEPA group.